Spis treści:
Zakładowe archiwa to nieodzowna komórka organizacyjna w większości dużych przedsiębiorstw. Obowiązujące przepisy obligują firmy do przechowywania dokumentacji w formie drukowanej nawet do 5 lat od ich sporządzenia. Zachęcamy do zapoznania się z poniższym artykułem, w którym przyglądamy się zasadom archiwizacji dokumentów i przedstawiamy rezultat prac nad zmianą zabytkowej stodoły w nowoczesne archiwum.
Dlaczego prawidłowe przechowywanie dokumentacji jest tak istotne?
Obowiązujące przepisy precyzyjnie określają czas przechowywania dokumentacji, wytwarzanych przez firmę. Wśród dokumentów, które należy drukować na koniec każdego miesiąca bądź kwartału, znajdują się m.in. dokumenty sprzedaży oraz kadrowe, rejestr sprzedaży i zakupów VAT oraz księga przychodów i rozchodów (lub ewidencja przychodów).
Ustawa o rachunkowości mówi, że dokumenty podatkowe należy gromadzić przez okres 5 lat, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności danych podatków. Warto podkreślić, że pisma dotyczące pracowników (w tym formularze zgłoszeniowe ZUS), firma powinna przechowywać przez 50 lat po rozwiązaniu umowy. Wśród dokumentów, które należy obowiązkowo przechowywać w formie papierowej, znajdują się m.in. kluczowe umowy i pisma, wskazane przez kierownika danej placówki, dokumenty przeniesienia praw do nieruchomości czy powierzenia odpowiedzialności za składnika aktywów.
Jakie wyzwanie postawił przed nami klient?
Kiedy Inwestor zadzwonił do nas z pytaniem o przygotowanie koncepcji pod wielopoziomowe składowanie dokumentów, podeszliśmy do wizyty w celu pomiarów magazynu i jednostek ładunkowych z wielkim entuzjazmem. Postawione przed nami wyzwanie przerosło jednak nasze wyobrażenia.
Miejsce, dla którego miała być przygotowana koncepcja zagospodarowania obiektu pod składowanie dokumentów, zupełnie nie przypominało typowego magazynu – zdecydowanie bliżej było mu do zaniedbanej stodoły, a nawet ruiny. Po wstępnej rozmowie z Inwestorem ustaliśmy oczekiwany zakres prac i przystąpiliśmy do przygotowania wstępnej koncepcji.
Nietypowa bryła budynku oraz liczne drewniane krokwie stanowiły kluczowe przeszkody w procesie wpasowania konstrukcji – utrudniały również uzyskanie maksymalnej pojemności obiektu do składowania dokumentów w kartonach. W fazie projektowej rozważaliśmy instalację systemów zarówno w poprzek, jak i wzdłuż budynku, analizowaliśmy również skutki, jakie przyniesie montaż schodów prostych lub kręconych. Kilkukrotnie jeździliśmy na pomiary sprawdzające, gdyż regały zostały dopasowane do architektury budynku na tyle ściśle, że nawet najmniejszy problem mógł poważnie utrudnić montaż antresoli.
Dzięki współpracy z Inwestorem, który dokładnie analizował każda koncepcję i jasno klarował swoje oczekiwania, udało się nam wypracować satysfakcjonujące rozwiązanie. Największym wyzwaniem projektu było dążenie do możliwie największej pojemności – znajdujący się na projekcie „las” drewnianych belek wydawał się z pozoru nie do okiełznania. Ostatecznie udało się nam pokonać ograniczenia budynku, uzyskując imponującą na tej przestrzeni pojemność pod archiwizację dokumentów.
Jaki system zastosowaliśmy?
Opracowane rozwiązanie pod magazynowanie dokumentów zostało oparte o wielopoziomową zabudowę z regałami typu wide-span. Regały zostały przygotowane do przechowywania 9388 kartonów o wymiarach 340x500x310 mm i wadze 12,5 kg. W instalacji uwzględniliśmy dwa poziomy podłogi, osadzone na wysokości 2500 i 4800 mm – pokryliśmy je płytą o grubości 38 mm z białym laminatem od spodu.
W projekcie wykorzystaliśmy również ponad 6000 poprzeczek stalowych, przeznaczonych do podparcia składowanych jednostek. Komponenty te wyróżniają się ekonomiczną ceną, szybkością i sprawnością montażu oraz łatwością dopasowania do pozostałych elementów. Jeśli zachodzi taka konieczność, poprzeczki stalowe zapewniają także półkom niezbędną przezierność.
Przyjęte przez nas rozwiązania konstrukcyjne były w pełni dostosowane do oczekiwań Inwestora, odpowiadały również na wyzwania, z jakimi wiązał się projekt. Dołożyliśmy wszelkich starań, aby wykorzystywane konstrukcje były ściśle dopasowane do wyzwań, z jakimi wiąże się archiwizacja dokumentów, zapewniając przy tym oczekiwane korzyści ekonomiczne.
Przemyślany i konsekwentny od początku do końca projekt przełożył się na całkowite wykorzystanie dostępnej przestrzeni i zagospodarowanie hali w sposób w pełni ekonomiczny. Z dumą podkreślamy, że uzyskany przez nas efekt końcowy był wart włożonego wysiłku. Odbiór obiektu przyniósł nam ogromną satysfakcję z wykonanej pracy, a wpasowane w regały krokwie dodały całemu efektowi dodatkowych walorów estetycznych.
Jak możemy Ci pomóc?
Podobnych projektów zrealizowaliśmy już ponad 1000. Zaufaniem obdarzyli nas zarówno największe marki, jak i średni przedsiębiorcy z całej Polski. Od ponad 40 lat dostarczamy opracowane na indywidualne zamówienie rozwiązania, dopasowane do wymogów firm z branży e-commerce, automotive, farmaceutycznej czy meblowej. Czujesz, że Twoja firma potrzebuje zmian? Gorąco zachęcamy do kontaktu z naszymi opiekunami inwestycji, którzy udzielą odpowiedzi na wszystkie nurtujące pytania.
