Każdy korzystający z magazynów przedsiębiorca chce wiedzieć, czy zawartość prowadzonych ksiąg rachunkowych pokrywa się z faktycznym stanem magazynowym. Informacji tych dostarcza nam inwentaryzacja magazynu, określana również mianem spisu z natury. Zapoznaj się z poniższym artykułem i dowiedz się, jakie korzyści przyniesie Ci regularna inspekcja gromadzonego towaru.

Inwentaryzacja magazynu – co powinieneś o niej wiedzieć?

Nadrzędnym celem inwentaryzacji jest ustalenie miejsca składowania i kondycji przechowywanych jednostek, które zostają później skatalogowane w ramach szeregu czynności księgowo-rachunkowych. Inwentaryzacja towarów w magazynie zapewni nam nie tylko pełen wgląd w charakterystykę i wartość zgromadzonych dóbr – to również źródło wielu przydatnych informacji, które pomogą ustalić kierunek przyszłych modernizacji w zakresie składowania czy transportu.

Jaką wiedzę przyniesie nam inwentaryzacja produktów w magazynie?

Najważniejszym zadaniem inwentaryzacji jest zestawienie rzeczywistego stanu magazynowego z danymi zgromadzonymi w systemie cyfrowym bądź papierowej ewidencji danej firmy. Wśród najważniejszych informacji, uzyskanych wskutek inwentaryzacji, warto wymienić przede wszystkim:

  • liczbę zaginionych lub skradzionych towarów,
  • liczbę produktów o przekroczonym terminie przydatności,
  • liczbę produktów uszkodzonych wskutek błędu ludzkiego bądź niewłaściwego składowania,
  • liczbę towarów wycofanych z obrotu lub niezdatnych do sprzedaży z powody wprowadzenia nowego modelu.

Inwentaryzacja w magazynie kończy się w opracowaniem stosownego sprawozdania, referującego procentowe odchylenia stanu rzeczywistego względem posiadanej ewidencji i typującego przyczyny rzeczonych różnic. Kierownik magazynu może również opracować listę ewentualnych modernizacji, które pomogą ograniczyć przyszłe straty.

Jak często powinna odbywać się inwentaryzacja w magazynie?

Najczęściej spotykaną formą jest inwentaryzacja roczna, wymagana literą prawa w ramach art. 4 ust. 3 ustawy o rachunkowości – zadaniem inwentaryzacji jest okresowe ustalanie lub sprawdzanie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. Inwentaryzacja roczna odbywa się najczęściej pod koniec roku budżetowego.

Niektóre przedsiębiorstwa decydują się na inwentaryzacje miesięczne bądź kwartalne, które ułatwiają regularnie monitorowanie zachodzących zmian i umożliwiają szybszą reakcję na nadchodzące zmiany.

Czy inwentaryzacja towarów w magazynie może być prostsza?

Im więcej produktów gromadzimy, tym dłużej potrwa ich inwentaryzacja w magazynie. Warto pamiętać jednak, że proces ten można przyspieszyć, prowadząc ją zgodnie z określonymi procedurami, dostosowanych do charakteru produktów i sposobu liczenia (jednostkowy, wagowy, czy wg wartości pieniężnej). Warto upewnić się również, że pracownicy dysponują wszystkimi niezbędnymi narzędziami oraz dokumentacją.

Kluczowa jest również odpowiednia współpraca, zarówno z pracownikami (np. poprzez zapewnienie przydatnych szkoleń), jak i zewnętrznymi kontrahentami – należy poinformować ich o ewentualnych opóźnieniach, wynikających z przeprowadzanej inwentaryzacji. Dobrym momentem na inwentaryzację są również okresy relatywnego zastoju, kiedy mniejsza liczba zleceń nie koliduje z działaniami na magazynie.

Inwentaryzacja w magazynie wykazała braki w wyposażeniu?

Jeśli przeprowadzona inwentaryzacja magazynu wykazała niewłaściwe projekt bądź wyposażenie obiektu, skontaktuj się z opiekunami inwestycji Nedcon Silesia. Dołożymy wszelkich starań, aby zapewnić Ci nowoczesną i wydajną przestrzeń magazynową, która pomoże Ci zwiększyć osiągane zyski.