Każdy korzystający z magazynów przedsiębiorca chce wiedzieć, czy zawartość prowadzonych ksiąg rachunkowych pokrywa się z faktycznym stanem magazynowym. Informacji tych dostarcza nam inwentaryzacja magazynu, określana również mianem spisu z natury. Zapoznaj się z poniższym artykułem i dowiedz się, jakie korzyści przyniesie Ci regularna inspekcja gromadzonego towaru.

Inwentaryzacja magazynu – co powinieneś o niej wiedzieć?

Nadrzędnym celem inwentaryzacji jest ustalenie miejsca składowania i kondycji przechowywanych jednostek, które zostają później skatalogowane w ramach szeregu czynności księgowo-rachunkowych. Inwentaryzacja towarów w magazynie zapewni nam nie tylko pełen wgląd w charakterystykę i wartość zgromadzonych dóbr – to również źródło wielu przydatnych informacji, które pomogą ustalić kierunek przyszłych modernizacji w zakresie składowania czy transportu.

Jakie są najważniejsze cele inwentaryzacji magazynu?

Inwentaryzacja magazynu pełni kluczową rolę w utrzymaniu dokładności i przejrzystości danych dotyczących zasobów. Warto pamiętać, aby wybrane metody inwentaryzacji w magazynie zapewniały zgodność rzeczywistego stanu towarów z ewidencją księgową, co ma bezpośredni wpływ na efektywność operacyjną przedsiębiorstwa. Realizacja tego działania, zgodnie z odpowiednio zaplanowaną procedurą inwentaryzacji w magazynie, umożliwia identyfikację ewentualnych rozbieżności, takich jak nadmiar czy brak towarów.

Odpowiednia procedura inwentaryzacji w magazynie ułatwia szybkie reagowanie na ewentualne nieprawidłowości, prowadząc do ograniczenia strat finansowych. Ponadto, regularna inwentaryzacja magazynu wspiera procesy decyzyjne związane z zarządzaniem zapasami, umożliwiając optymalizację poziomu zasobów i minimalizację kosztów związanych z samym magazynowaniem. Należy również nadmienić, że wybrane metody inwentaryzacji w magazynie muszą spełniać bieżące wymogi prawne i audytowe.

Jaką wiedzę przyniesie nam inwentaryzacja produktów w magazynie?

Najważniejszym zadaniem inwentaryzacji jest zestawienie rzeczywistego stanu magazynowego z danymi zgromadzonymi w systemie cyfrowym bądź papierowej ewidencji danej firmy. Wśród najważniejszych informacji, uzyskanych wskutek inwentaryzacji, warto wymienić przede wszystkim:

  • liczbę zaginionych lub skradzionych towarów,
  • liczbę produktów o przekroczonym terminie przydatności,
  • liczbę produktów uszkodzonych wskutek błędu ludzkiego bądź niewłaściwego składowania,
  • liczbę towarów wycofanych z obrotu lub niezdatnych do sprzedaży z powody wprowadzenia nowego modelu.

Inwentaryzacja w magazynie kończy się w opracowaniem stosownego sprawozdania, referującego procentowe odchylenia stanu rzeczywistego względem posiadanej ewidencji i typującego przyczyny rzeczonych różnic. Kierownik magazynu może również opracować listę ewentualnych modernizacji, które pomogą ograniczyć przyszłe straty.

Poznaj rodzaje inwentaryzacji na magazynie

Różnorodność rodzajów inwentaryzacji na magazynie pozwala na dostosowanie procesu do specyficznych potrzeb i charakterystyki działalności. Wśród najpopularniejszych metod wyróżniamy inwentaryzację ciągłą, inwentaryzację roczną, inwentaryzację cykliczną oraz inwentaryzację kontrolną:

  • inwentaryzacja ciągła zakłada bieżące monitorowanie stanów magazynowych i jest idealna dla przedsiębiorstw z dynamicznie rotującymi zapasami,
  • inwentaryzacja roczna jest przeprowadzana zazwyczaj na koniec roku obrotowego – umożliwia kompleksowe sprawdzenie dostępności wykorzystywanych zasobów,
  • inwentaryzacja cykliczna polega na regularnym spisywaniu określonych grup produktów w różnych odstępach czasu, np. w przypadku produktów sezonowych,
  • inwentaryzacja kontrolna jest stosowana w celu weryfikacji stanów magazynowych w przypadku podejrzenia nieprawidłowości.

Wybór odpowiedniej metody inwentaryzacji jest kluczowy dla zapewnienia dokładności danych magazynowych i ma bezpośredni wpływ na skuteczność procesów logistycznych i zadowolenie klientów końcowych.

Jak często powinna odbywać się inwentaryzacja w magazynie?

Najczęściej spotykaną formą jest inwentaryzacja roczna, wymagana literą prawa w ramach art. 4 ust. 3 ustawy o rachunkowości – zadaniem inwentaryzacji jest okresowe ustalanie lub sprawdzanie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. Inwentaryzacja roczna odbywa się najczęściej pod koniec roku budżetowego.

Niektóre przedsiębiorstwa decydują się na inwentaryzacje miesięczne bądź kwartalne, które ułatwiają regularnie monitorowanie zachodzących zmian i umożliwiają szybszą reakcję na nadchodzące zmiany.

Czy inwentaryzacja towarów w magazynie może być prostsza?

Im więcej produktów gromadzimy, tym dłużej potrwa ich inwentaryzacja w magazynie. Warto pamiętać jednak, że proces ten można przyspieszyć, prowadząc ją zgodnie z określonymi procedurami, dostosowanych do charakteru produktów i sposobu liczenia (jednostkowy, wagowy, czy wg wartości pieniężnej). Warto upewnić się również, że pracownicy dysponują wszystkimi niezbędnymi narzędziami oraz dokumentacją.

Kluczowa jest również odpowiednia współpraca, zarówno z pracownikami (np. poprzez zapewnienie przydatnych szkoleń), jak i zewnętrznymi kontrahentami – należy poinformować ich o ewentualnych opóźnieniach, wynikających z przeprowadzanej inwentaryzacji. Dobrym momentem na inwentaryzację są również okresy relatywnego zastoju, kiedy mniejsza liczba zleceń nie koliduje z działaniami na magazynie.

Inwentaryzacja w magazynie wykazała braki w wyposażeniu?

Jeśli przeprowadzona inwentaryzacja magazynu wykazała niewłaściwe projekt bądź wyposażenie obiektu, skontaktuj się z opiekunami inwestycji Nedcon Silesia. Dołożymy wszelkich starań, aby zapewnić Ci nowoczesną i wydajną przestrzeń magazynową, która pomoże Ci zwiększyć osiągane zyski.